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PROCESSUS DE DEMANDE

1.

Vérifier l'admissibilité de votre demande

Avant de préparer votre demande, nous vous invitons à vérifier les critères d'admissibilité aux contributions suivants : 

  1. Coop HEC contribue aux différentes activités en fournissant du matériel (boutiques et impression) ou des services (service traiteur, Le Cercle). En aucun cas la contribution ne peut prendre une forme monétaire ;

  2. Coop HEC contribue aux événements qui s'inscrivent dans le cadre de sa mission : le bien-être des membres de sa communauté. Il sera important de nous indiquer en quoi votre activité y contribue (étape 3 de la demande) ;

  3. Coop HEC contribue aux événements qui touchent sa communauté et qui sont organisés par elle uniquement ;

  4. Coop HEC ne commandite pas les boissons alcoolisées ; 

  5. Coop HEC contribue aux événements qui correspondent à ses valeurs sociales et environnementales.

IMPORTANT

 Veuillez noter que toute demande de contribution doit nous être présentée au plus tard 7 jours avant votre événement. Sachez que nous traitons les demandes dans leur ordre d'arrivée.

2.

Préparation et transmission de la demande

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Dans un souci de simplification des démarches de demandes de partenariat avec COOP HEC MONTRÉAL, voici la nouvelle procédure à suivre pour toute demande de contribution :

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  1. Si la demande concerne la boutique ou le service d’impression : 

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FICHIER À COMPLÉTER ET JOINDRE À LA DEMANDE (ASSO)

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   2. Si la demande concerne le service traiteur ou le restaurant Le Cercle : 

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  • Premièrement, consulter notre site pour vous familiariser avec notre offre, sous l’onglet ‘traiteur’ : https://www.restauration-coophec.com/. Les associations bénéficient de différents rabais (15% sur la plupart de la nourriture, du vin à partir de 14$ la bouteille, etc.). Les rabais seront indiqués dans la soumission.

 

  • Contacter la responsable du service traiteur Amièle Daigneault à l’adresse suivante : amiele.daigneault@hec.ca avec les infos suivantes :

    • Date, heure, local, type de l’événement

    • Ce que vous aimeriez offrir comme nourriture (type, quantité)

    • Ce que vous aimeriez offrir comme breuvages/café/alcool (type, quantité)

    • Votre budget approximatif (global ou par personne, avec ou sans taxes)

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  • Par la suite, un estimé du coût total de la demande sera fait. En fonction de ce dernier et suite à votre demande de contribution complétée, COOP HEC MONTRÉAL évaluera la possibilité d’un partenariat et l’attribution ou non d’une commandite.

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Évaluation de la demande

Suite à la réception de votre demande, nous l'évaluerons. Lorsqu'une décision sera prise ou si nous avons besoin d'informations supplémentaires, nous vous contacterons via l'adresse mail suivante : communication.coophec@hec.ca

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Veuillez noter que les demandes de commandites sont traitées uniquement les mardis et jeudis.

3.

Validation ou refus de la demande

La réponse vous est communiquée.

  • Refus : le processus s'arrête ici pour vous. N'hésitez pas à nous contacter pour un événement futur ;

  • Acceptation : nous validons ensemble l'ensemble de la commandite. L'équipe des communications confirme ensuite la commandite auprès des services concernés (boutiques, service traiteur, etc.) et vous pouvez organiser les détails logistiques avec eux.

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Veuillez noter que la contribution accordée est fonction de l'ensemble de la demande. Si vous modifiez votre demande, nous devrons recommencer le processus d'évaluation et modifier ou annuler la contribution.

4.

5.

Postmortem

Nous nous attendons à recevoir, au plus tard une semaine après votre événement, un post mortem nous indiquant la satisfaction par rapport aux services fournis, vos commentaires et présentant aussi un retour sur la visibilité offerte (copie des posts Facebook, matériel promotionnel distribué, etc.). Le postmortem devra être transmis à l'adresse suivante : communication.coophec@hec.ca

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Veuillez noter que Coop HEC Montréal se garde le droit de réduire de 50% ou annuler une contribution en cas de non respect de ces conditions.

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